27 September 2011 External T.I. 2011-0400141E5 F - Allocations pour frais de déplacement

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6(1)b); 6(1)b)(vii)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation] Is an allowance paid to employees for their travel within the municipality or metropolitan area where their usual place of work is located to be included in the calculation of their income?

Position: Question of Fact. In this case, it would appear not.

Reasons: As stated in Technical News No. 40, a reasonable travel allowance (including meal allowances) paid by an employer for travel within the municipality or metropolitan area may be excluded from income. In fact, starting in 2009, the CRA will accept that those allowances paid for travel within the municipality or the metropolitan area may be excluded from income if the primary purpose of the allowance is to ensure that the employee's duties are undertaken in a more efficient manner during the course of a work shift, and where allowances paid are not indicative of an alternate form of remuneration.

XXXXXXXXXX
					2011-040014
September 27, 2011

Subject: Meal allowances

Dear Sir,

This is in response to your letter of March 17, 2011 in which you asked for our opinion on the above subject.

Unless otherwise indicated, all statutory references herein are to the provisions of the Income Tax Act (the "Act").

In particular, you described a situation where employees are called upon to travel within the municipality or metropolitan area where their usual place of work is located to meet clients of the employer's business.

In order to avoid wasting time and to reduce the amount of travel expenses, the employer pays those employees a daily meal allowance of $17 per day worked so that employees can remain on the road and thus be more efficient. From what we understand, the meal allowance is paid for all days worked, including those where employees are not traveling.

You wish to know the tax treatment to be granted to that allowance.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Revenue Agency (the "CRA") not to issue a written opinion regarding proposed transactions otherwise than through advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received adequate tax treatment, the determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. However, these comments may not apply to your particular situation under certain circumstances.

Paragraph 6(1)(b) provides that there must be included in computing the income of a taxpayer for a taxation year as income from an office or employment amounts received as a personal or living allowance or as allowances for any other purpose. As an exception to this rule, subparagraph 6(1)(b)(vii) provides that reasonable allowances for travel expenses (other than allowances for the use of a motor vehicle) received by an employee (other than an employee employed in connection with the selling of property or the negotiating of contracts for the employer) received from the employer for travelling in the performance of the duties of the employee’s office or employment are not to be included in computing the employee's income. It should be noted that allowances must be received for travel away from:

(A) the municipality where the employer’s establishment at which the employee ordinarily worked or to which the employee ordinarily reported was located, and

(B) the metropolitan area, if there is one, where that establishment was located,

However, as announced in Income Tax Technical News No. 40, Administrative Policy Changes for Taxable Employment Benefits, in certain circumstances, a travel allowance paid by the employer in respect of travel within the municipality or metropolitan area of an employee for the purpose of the performance of the duties of the employee’s office or employment may be excluded from income if the following conditions are satisfied:

the allowance is reasonable;
the allowance is paid primarily for the benefit of the employer.

An allowance may be considered reasonable if it is based on an estimate of average travel expenses, with the exception of the costs for the use of a motor vehicle, which the employee would be required to incur during travel. If an allowance is not calculated based on the actual costs incurred by the employee, which implies some control over the merits of employee claims by the employer, the CRA would be inclined to consider that the allowance is not reasonable.

Also, an allowance would be paid primarily for the benefit of the employer if the principal objective of the allowance is to ensure that the employee's duties are undertaken in a more efficient manner during the course of a work shift, and where allowances paid are not indicative of an alternate form of remuneration.

In such a case, we are generally of the view that the allowance of $17 paid for the days during which the employees are travelling should not be included in computing the income of the employees who receive it. However, they should include in computing their income the allowance of $17 they receive while they are not travelling, as that allowance is not based on an estimate of the average travel expenses they incur.

We hope that these comments are of assistance.

Best regards,

François Bordeleau, Advocate

Manager
Business and Partnerships Section
Income Tax Rulings Directorate

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Une allocation qui est versée à des employés pour leur déplacement à l'intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est située leur lieu de travail habituel doit-elle être incluse dans le calcul de leur revenu?

Position Adoptée: Question de fait. En l'espèce, il semblerait que non.

Raisons: Tel qu'annoncé dans les Nouvelles technique No. 40, une allocation de déplacement raisonnable (y compris les allocations de repas) versée par l'employeur relativement au déplacement à l'intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine peut être exclue du revenu. En effet, à compter de 2009, l'ARC acceptera que ces allocations versées pour le déplacement à l'intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine puissent être exclues du revenu si le principal objet de l'allocation est de faire en sorte que les fonctions de l'employé soient exercées de façon plus efficace dans le cadre d'un quart de travail et lorsque les allocations versées n'indiquent pas une autre forme de rémunération.

XXXXXXXXXX
					2011-040014
Le 27 septembre 2011

Monsieur,

Objet : Allocations de repas

La présente fait suite à votre lettre du 17 mars 2011 dans laquelle vous demandez notre opinion relativement au sujet cité en rubrique.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (" LIR ").

Plus particulièrement, vous décrivez une situation où des employés sont appelés à se déplacer à l'intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé leur lieu habituel de travail pour rencontrer des clients de l'entreprise de l'employeur.

Afin d'éviter des pertes de temps et afin de réduire le montant des frais de déplacement, l'employeur verse à ces employés une allocation de repas quotidienne de 17$ par journée travaillée de façon à ce que les employés puissent demeurer sur la route et être ainsi plus efficaces. D'après ce que nous comprenons, l'allocation de repas est versée pour toutes les journées travaillées, incluant celles où les employés ne sont pas en déplacement.

Vous désirez donc connaître le traitement fiscal à accorder à cette allocation.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence du revenu du Canada a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

L'alinéa 6(1)b) prévoit qu'un contribuable doit inclure dans le calcul de son revenu provenant d'une charge ou d'un emploi les sommes qu'il a reçues au titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin. Par exception à cette règle, le sous-alinéa 6(1)b)(vii) prévoit que les allocations raisonnables pour frais de déplacement, à l'exception des allocations pour l'usage d'un véhicule à moteur, qu'un employé - dont l'emploi n'est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur - a reçues de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, ne sont pas à inclure dans le calcul du revenu de l'employé. Il faut noter que les allocations doivent être reçues pour voyager à l'extérieur :

(A) de la municipalité où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports,
(B) le cas échéant, de la région métropolitaine où était situé cet établissement,

Toutefois, tel qu'annoncé dans les Nouvelles technique No. 40, Modifications apportées à la politique administrative visant les avantages imposables liés à l'emploi, dans certaines circonstances, une allocation de déplacement versée par l'employeur relativement au déplacement à l'intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine d'un employé aux fins d'accomplir les fonctions de sa charge ou de son emploi peut être exclue du revenu si les conditions suivantes sont respectées :

l'allocation est raisonnable ;
l'allocation est versée principalement pour le bénéfice de l'employeur.

Une allocation pourrait être considérée raisonnable si elle est basée sur une estimation des frais moyens de déplacements, à l'exception des frais pour l'usage d'un véhicule à moteur, que l'employé serait appelé à encourir lors de ses déplacements. Si une allocation n'est pas calculée en tenant compte des frais réels encourus par l'employé, ce qui implique un certain contrôle du bien-fondé des réclamations des employés de la part de l'employeur, l'ARC serait portée à considérer que l'allocation n'est pas raisonnable.

Également, une allocation serait versée principalement pour le bénéfice de l'employeur si le principal objet de l'allocation est de faire en sorte que les fonctions de l'employé soient exercées de façon plus efficace dans le cadre d'un quart de travail et qu'elles n'indiquent pas une autre forme de rémunération.

En l'espèce, nous serions généralement d'avis que l'allocation de 17$ versée pour les journées pendant lesquelles les employés sont en déplacement n'aurait pas à être incluse dans le calcul du revenu des employés qui la reçoivent. Toutefois, ces derniers devraient inclure dans le calcul de leur revenu l'allocation de 17$ qu'ils reçoivent alors qu'ils ne sont pas en déplacement, cette allocation n'étant pas basée sur une estimation des frais moyens de déplacement qu'ils engagent.

Nous espérons que les commentaires précités vous seront utiles. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

François Bordeleau, Avocat
Gestionnaire
Section des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(b)

reasonable daily meal allowance for travelling in local municipality to enhance efficiency is non-taxable

Employees, who are called upon to travel within the metropolitan area of their usual place of work to meet clients, receive a daily meal allowance of $17 per day worked (including those where they are not travelling) so that they can remain on the road and thus be more efficient. Is the allowance taxable?

After noting its position in ITTN No. 40 that “a travel allowance paid by the employer in respect of travel within the municipality or metropolitan area of an employee for the purpose of the performance of the duties of the employee’s office or employment may be excluded from income if … the allowance is reasonable [and] is paid primarily for the benefit of the employer,” CRA stated:

[A]n allowance would be paid primarily for the benefit of the employer if the principal objective of the allowance is to ensure that the employee's duties are undertaken in a more efficient manner during the course of a work shift, and where allowances paid are not indicative of an alternate form of remuneration.

In such a case, we are generally of the view that the allowance of $17 paid for the days during which the employees are travelling should not be included … . However, they should include in computing their income the allowance of $17 they receive while they are not travelling, as that allowance is not based on an estimate of the average travel expenses they incur.

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