20 July 2006 External T.I. 2005-0124101E5 F - Avantages imposables à des employés

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Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Principales Questions: Avantages reliés à l'emploi relativement à des allocations et remboursements pour frais de repas ou de déplacement dans plusieurs scénarios différents.

Position Adoptée: Commentaires généraux.

Raisons: Pas suffisamment d'information pour se prononcer de façon définitive. Commentaires généraux sur l'application de l'alinéa 6(1)a); des sous-alinéas 6(1)b)(v), (vii) et (vii.1) ainsi que des paragraphes 6(6) et 81(3.1).

XXXXXXXXXX 						2005-012410
C. Lalonde
(613) 957-8953
Le 20 juillet 2006

Monsieur,

Objet: Avantages imposables à des employés

La présente est en réponse à votre lettre du 1 avril 2005 dans laquelle vous demandez notre opinion sur l'imposition de sommes reçues par un employé dans les différentes situations décrites ci- dessous. Nous nous excusons du délai requis pour vous répondre.

À moins d'indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la "Loi").

Allocations pour frais de déplacement (incluant le transport, les repas et le logement) - travail temporaire ou à temps partiel

Question

Vous nous décrivez un certain nombre de scénarios différents où un employé est libéré temporairement de son emploi régulier ou bien assume en plus de son emploi régulier des fonctions au sein de son syndicat régional et/ou de la fédération des syndicats auquel est affilié son syndicat local. Dans le cadre de ces différents mandats l'employé est appelé à voyager au travers du Québec pour des séjours de différentes durées et à différentes fréquences ou bien il revient à la maison tous les soirs malgré les distances à parcourir. Pour chacun des scénarios décrits vous nous demandez:

• quel serait le traitement fiscal des allocations pour frais de déplacement;
• quel serait le lieu habituel de travail de l'employé;
• que considère-t-on comme une allocation raisonnable;
• est-ce qu'une allocation per-diem pour frais de logement serait imposable;
• est-ce qu'un remboursement des frais d'installation et de location d'un appareil téléphonique durant les périodes où il doit séjourner loin du lieu de sa résidence principale est imposable si le service est principalement pour le bénéfice de l'employé.

Commentaires

La détermination de la non imposition d'un remboursement ou d'une allocation ne peut se faire qu'à la lumière de l'examen de tous les faits pertinents comme le contrat d'emploi, la nature du travail ou la durée et la fréquence des déplacements de l'employé. Par exemple, en l'absence de tels contrats, nous ne pouvons déterminer, entre autres, si une relation employé-employeur légale ou factuelle existe entre l'employé "prêté" et le syndicat auprès de qui il rend ses services. Compte tenu du fait que votre lettre ne décrit que sommairement des situations données hypothétiques, nous ne pouvons pas nous prononcer de façon catégorique à savoir si les sommes reçues par les employés sont imposables ou non.

Si votre situation concernait des contribuables précis et une ou des opérations réalisées, vous devriez soumettre tous les faits et documents pertinents au bureau des services fiscaux approprié afin d'obtenir son opinion. Toutefois, nous sommes en mesure de vous offrir les commentaires généraux suivants qui pourraient vous être utiles.

De façon générale, un employé doit inclure la valeur des avantages quelconques qu'il a reçus ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi selon l'alinéa 6(1)a). De plus, l'alinéa 6(1)b) prévoit l'inclusion des sommes que l'employé "a reçues au cours de l'année à titre d'allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d'allocations à toute autre fin" sauf dans les situations mentionnées aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) ou aux paragraphes 6(6) ou 81(3.1). Le terme "allocation" n'est pas définie dans la Loi. Cependant, une allocation est généralement considérée comme un montant qu'un employé reçoit de son employeur, en plus de son salaire, et pour lequel il n'a pas à justifier l'utilisation.

S'il s'agit plutôt d'un remboursement des frais réels, il faudrait déterminer si le remboursement a été fait principalement pour le bénéfice de l'employeur ou de l'employé. Si le remboursement est fait principalement pour le bénéfice de l'employé, le montant doit être inclus dans son revenu d'emploi en vertu de l'alinéa 6(1)a).

Les sous-alinéas 6(1)b)(vii) et (vii.1)

Pour les fins de 6(1)b), les dispositions qui pourraient s'appliquer sont les sous-alinéas (vii) et (vii.1). Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) exclut, de façon générale, les allocations raisonnables pour frais de déplacement qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager, dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où était situé l'établissement de l'employeur dans lequel l'employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports.

Le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) exclut, de façon générale, les allocations raisonnables pour l'usage d'un véhicule à moteur qu'un employé a reçues de son employeur pour voyager dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Par exemple, les déplacements d'un employé entre sa résidence principale et son lieu de travail habituel sont considérés comme des frais personnels et ne sont pas visés par cette disposition.

Le paragraphe 6(6)

D'autre part, selon l'alinéa 6(6)a) un employé n'a pas à inclure dans le calcul de son revenu tiré d'une charge ou d'un emploi, un montant qu'il a reçu représentant la valeur des frais ou une allocation (n'excédant pas un montant raisonnable) qui se rapporte aux frais de sa pension et de son logement à un endroit donné lorsque:

a) il travaille sur un chantier particulier (l'endroit donné) où le travail accompli par lui était de nature temporaire;

b) il tient ailleurs, un établissement domestique autonome comme lieu principal de résidence qui reste à sa disposition et où on ne peut raisonnablement s'attendre à ce qu'il retourne quotidiennement étant donné la distance entre sa résidence principale et le chantier particulier;

c) la période au cours de laquelle son travail l'a obligé à s'absenter de son lieu principal de résidence ou à être à l'endroit donné était d'au moins 36 heures.

Par ailleurs, l'alinéa 6(6)b) permet de ne pas inclure dans le revenu d'un contribuable un montant reçu se rapportant aux frais de transport entre son lieu principal de résidence et le chantier particulier, au titre de la période visée ci-dessus pendant laquelle il a reçu de son employeur une allocation raisonnable au titre de la pension et du logement.

Pour plus de renseignements sur l'application du paragraphe 6(6), nous vous référons aux paragraphes 4 à 11 du bulletin d'interprétation IT-91R4 - Emploi sur un chantier particulier ou en un endroit éloigné.

Le paragraphe 81(3.1)

Le paragraphe 81(3.1) permet à un employé qui occupe un emploi à temps partiel auprès d'un employeur avec lequel il n'a aucun lien de dépendance et qui, entre autres, occupe un autre emploi ou exploite une entreprise, d'exclure les montants reçus de son employeur à titre d'allocations ou de remboursements pour ses frais de déplacement entre sa résidence personnelle et son lieu de travail dans la mesure où ce montant ne dépasse pas un montant raisonnable et si cet emploi à temps partiel est exécuté à un endroit situé à au moins 80 kilomètres de sa résidence habituelle et du lieu de son autre emploi ou de son entreprise. Cette disposition ne s'applique pas aux déplacements qu'un employé à temps plein effectue entre sa résidence et un lieu de travail régulier.

Lieu habituel de travail

Pour l'application du sous-alinéa 6(1)b)(vii.1), il s'agit habituellement du lieu où l'employé doit se présenter pour son travail et recevoir des instructions de la personne responsable sur place. Un employé peut avoir plus d'un lieu de travail régulier. Le fait qu'un employé ait un lieu de travail auquel il se rapporte plus fréquemment qu'aux autres, n'affecte pas le statut des autres lieux de travail au titre de lieu de travail régulier.

Lorsque l'employeur à des bureaux à différents endroits où l'employé doit se présenter régulièrement dans le cours de son emploi, nous considérons de prime abord que les déplacements de l'employé entre sa résidence et les bureaux de l'employeur sont de nature personnelle. Cependant, la détermination d'un endroit au titre de lieu de travail pour un employé de même que la régularité de ce dernier à ce lieu demeure une question de faits.

Allocation raisonnable et allocation de logement per-diem

Une allocation pourrait être considérée raisonnable si elle était basée sur une estimation des frais réels engagés, qu'elle soit calculée sur une base per-diem ou autre.

Frais d'installation et de location d'un appareil téléphonique

Le remboursement des frais d'installation et de location représente un avantage imposable pour l'employé étant donné que dans le scénario que vous décrivez le service téléphonique est principalement pour son bénéfice personnel de l'employé et non celui de son employeur.

Repas

Question

Vous désirez savoir si l'Agence considère que la fourniture d'un repas par l'employeur, le versement d'une allocation raisonnable pour défrayer le coût d'un repas ou encore le remboursement d'un repas par l'employeur constitue un avantage imposable pour l'employé dans une quinzaine de situations hypothétiques différentes qui ont tous les points suivants en commun:

• l'employé décide, de son propre chef ou parce que son employeur l'exige, de participer à une réunion pour régler un dossier pour son employeur. La réunion se poursuit durant l'heure de repas;
• le repas est consommé soit au lieu habituel de travail de l'employé, sinon dans les limites de la municipalité ou de la région métropolitaine de ce lieu de travail;
• l'employé ne travaille pas d'heures supplémentaires;

Réponse

Le traitement fiscal des montants reçus dépendra, entre autres, de la qualification du montant à titre de remboursement ou à titre d'allocation. L'alinéa 6(1)b) de la Loi ne prévoit aucune exclusion pour une allocation versée pour frais de repas dans les circonstances ci-dessus.

Généralement, le remboursement des frais de repas est pour le bénéfice de l'employé et doit être inclus dans le revenu selon l'alinéa 6(1)a). Encore là, la question à savoir si la fourniture d'un repas ou le remboursement des frais de repas est principalement pour le bénéfice de l'employeur est une question de fait qui ne peut être résolue qu'après un examen de tous les faits reliés à chaque situation particulière. À notre avis, pour faire une telle détermination, il est pertinent de considérer les conditions d'emploi, la raison soutenant le remboursement, les circonstances particulières qui ont donné lieu à cette réunion, et la fréquence de ce genre de situations.

Chantier particulier

Question

Est-ce que le sens de l'expression "chantier particulier" au sous-alinéa 6(6)a)(i) doit être limité à un chantier de construction tel que décidé dans l'affaire Guilbert c. MRN, 91 DTC 74?

Réponse

En réponse à cette question, nous vous référons à l'interprétation 9826537 ci-jointe où cette question a été étudiée. À notre avis, un "chantier particulier" peut être n'importe quel endroit où le travail accompli est un travail de nature temporaire. Le facteur décisif dans les positions que nous avons prises antérieurement a été le caractère temporaire de l'emploi et non pas l'endroit où le travail est effectué.

Négociation de contrats

Question

Vous nous demandez si une personne à l'emploi d'une centrale syndicale nationale qui chapeaute divers syndicats affiliés, peut bénéficier de l'exemption selon l'alinéa 6(1)b)(v) pour des allocations de déplacement payées par son employeur lorsqu'il négocie une convention collective entre un syndicat affilié et une tierce partie même si son employeur, la centrale syndicale nationale, n'est pas partie à ladite convention collective. Vous nous demandez si notre réponse serait la même si la centrale syndicale nationale était partie à cette convention collective.

Réponse

Cette question a été considérée dans deux interprétations antérieures: 2004-0097131E5 et 9605855 (copies ci-jointes).

En résumé, nous sommes d'avis que l'expression "négociation de contrats pour son employeur", utilisée au sous-alinéa 6(1)b)(v) vise des situations où un employé négocie un contrat au nom de son employeur, lorsque l'employeur est partie au contrat.

Toutefois, l'employé d'un syndicat ne négocie pas de contrats pour son employeur si le syndicat n'est pas une des parties à la convention (où le contrat est entre le client de l'employeur et une tierce personne) et ce, même si ses tâches sont en relation avec la négociation de contrats.

De plus, ce ne sont pas toutes les tâches effectuées par un employé du syndicat qui sont reliées à la négociation de contrat. Par exemple, les fonctions reliées à l'application de la convention et à la représentation d'employés lors d'un grief ne feraient pas partie de la négociation de contrats. Par contre, l'exemption prévue au sous-alinéa 6(1)b)(vii) pourraient s'appliquer si les conditions qui y sont mentionnées étaient respectées.

Gratification de 1 000 $ ou plus

Question

Est-ce que les cadeaux et récompenses sont imposables pour un contribuable dans les circonstances suivantes:

a) Un employé reçoit de son employeur un certificat cadeau d'une valeur de 1 000 $ échangeable auprès d'une agence de voyage dont 500 $ est en reconnaissance du 25ième anniversaire d'ancienneté et l'autre 500 $ comme récompense pour 25 ans de loyaux services.

b) Les faits sont les mêmes que dans le premier scénario sauf que les certificats cadeaux totalisent 2 000 $ et sont consentis par l'employeur sur une période de deux ans, c'est-à-dire 500 $ en cadeau et 500 $ de récompense par année.

Réponse

Selon la politique de l'Agence, les employeurs pourront donner aux employés, en franchise d'impôt, deux cadeaux non monétaires par année pour des occasions spéciales comme Noël, Hannoucah, un anniversaire, un mariage ou une occasion semblable si le coût global des cadeaux pour l'employeur ne dépasse pas 500 $ par année.

De la même façon, les employeurs pourront remettre à leurs employés, en franchise d'impôt, deux récompenses non monétaires par année en reconnaissance de réalisations exceptionnelles, comme l'atteinte d'un nombre déterminé d'années de service, l'atteinte ou le dépassement de normes de sécurité, ou encore l'atteinte d'étapes clés semblables, lorsque le coût total des récompenses pour l'employeur est inférieur à 500 $ par année.

L'un des objectifs visés par la politique de cadeaux et de récompenses est de faciliter la tâche aux employeurs dans la mesure où elle leur enlève l'obligation de déterminer la juste valeur marchande de menus cadeaux et récompenses offerts à des employés, ce qui s'avère être un exercice des plus subjectifs. Ainsi, la politique ne s'applique pas à des cadeaux et à des récompenses en espèces ou en quasi-espèces. Les chèques-cadeaux et les bons-cadeaux sont des cadeaux en quasi-espèces et par conséquent, ne sont pas visés par la nouvelle politique. La valeur de ces cadeaux et récompenses est donc considérée comme un avantage imposable relié à l'emploi.

Notion de "charge" au sens du paragraphe 248(1)

Question

Un employé syndiqué qui est libéré de son emploi temporairement pour occuper un poste représentatif au sein du syndicat occupe-t-il une "charge" au sens du paragraphe 248(1)?

Si oui, quel type de tâches effectuées par cet individu sont couvertes par la notion de "charge"?

Par exemple, les tâches suivantes sont-elles exécutées dans les fonctions de l'exercice d'une "charge": réunions de représentants, représentations auprès de différentes instances syndicales, préparation de documents, préparation de convention collective, négociation de convention collective, lobbying?

Réponse

La définition de "charge" au paragraphe 248(1) inclus n'importe quel poste qu'occupe un particulier et qui lui donne droit à un traitement ou à une rémunération fixes ou vérifiables, y compris toute autre charge dont le titulaire est élu au suffrage universel ou bien choisi ou nommé à titre représentatif. Ainsi, une poste représentatif qu'occupe une personne au sein de son syndicat rencontrerait la définition de charge au sens de cette définition.

En réponse à votre deuxième question, aucune des tâches énumérées ci-dessus n'est nécessairement incompatibles avec la notion de "charge" visée au paragraphe 248(1).

Nous espérons que les commentaires ci-dessus vous seront utiles.

Phil Jolie
Directeur
Division des entreprises et des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt