3 November 2003 Internal T.I. 2003-0044817 F - Copies of Electronic Documents

Also released under document number 2003-00448170.

Unedited CRA Tags

231.5 231.1 231.2

View modes

Translation

Translation disclaimer

This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Our Comments on this File

Principal Issues: Whether document no. F 9705627, which states that CCRA may make, or cause to be made electronic copies of a taxpayer's electronic documents, still represents CCRA's opinion.

Position: Yes.

Reasons: Wording of the Act.

									November 3, 2003

Quebec Tax Services Income Tax Rulings Directorate
Audit Division
165 la Pointe aux Lièvres S. Prud'Homme
Quebec QC G1K 7L3 (613) 957-8975

Attention: Mr. Pierre Bouffard
2003-004481

Request for opinion - Electronic copies of documents

This is in response to your email of October 20, 2003, regarding document number F 9705627 issued by the Income Tax Rulings Directorate on June 4, 1997. This document deals with the ability of an official of the Canada Customs and Revenue Agency ("CCRA") to make or have made electronic copies of a taxpayer's electronic records. You asked whether the position set out in document F 9705627 still represents the position of the CCRA.

We understand that in the course of an audit, a taxpayer carrying on a business refused to hand over diskettes containing text files of accounting data to you. The taxpayer also refused to allow you to make electronic copies of those diskettes.

Unless otherwise indicated, all references to a statutory section or included provision in this letter are to a section of the Income Tax Act (the "Act") or one of its provisions.

Our Comments on this File

We confirm that the position set out in document number F 9705627 above still represents the position of the CCRA.

Thus, under the terms of subsection 231.5(1), we are of the view that where, pursuant to sections 231.1 and 231.2, electronic records (such electronic records being "records" within the meaning of the definition of "record" in section 231 and the definition of "record" in subsection 248(1)) are being audited or reviewed or produced, the person who is doing the auditing or reviewing, or to whom the production is made, or any CCRA official, may make or cause to be made electronic copies of them.

Note that subsection 231.5(1) also allows that person or official to print out or cause to be printed out such electronic documents. Documents submitted as documents that the Minister or an authorized person certifies to be printouts of electronic documents, made in accordance with section 231.5, are then evidence of the nature and content of the original documents and have the same evidentiary force as the original documents would have if their authenticity were proven in the usual way. Such printouts of electronic documents would therefore, if necessary, be admissible as evidence in court. This right to obtain printouts of electronic documents in no way limits or prevents a CCRA official from making or causing to be made electronic copies of a taxpayer's electronic documents.

Alternatively, to the extent that you have informed the taxpayer, orally and/or in writing, that you wish to have electronic copies of its electronic records made but have been unsuccessful, you may wish to consider, if you have not already done so, formally requiring the taxpayer to produce the required electronic records within a reasonable time under subsection 231.2(1). This formal request for production of documents is made by notice served personally or sent by registered or certified mail.

Paragraph 231.1(1)(a) provides that an authorized person (as defined in section 231) may, at all reasonable times, for any purpose related to the administration or enforcement of the Act, inspect, audit or examine the books and records of a taxpayer and any document of the taxpayer or any other person that relates or may relate to the information that is or should be in the books or records of the taxpayer or to any amount payable by the taxpayer under the Act. For these purposes, paragraph 231.1(1)(d) specifies, inter alia, that the authorized person may require the owner or manager of the property or business and any other person on the premises or place to give the authorized person all reasonable assistance and to answer all proper questions relating to the administration or enforcement of the Act.

In addition, subsection 231.5(2) provides that no person shall, physically or otherwise, interfere with, hinder or molest an official doing anything that the official is authorized to do under the Act or attempt to interfere with, hinder or molest any official doing any such thing. In addition, this provision adds that every person shall, unless the person is unable to do so, do everything that the person is required to do by or under subsection 231.5(1) or sections 231.1 to 231.4.

Section 238(1) provides, inter alia, that a person who has failed to comply with any of sections 230 to 232 is guilty of an offence and liable on summary conviction, in addition to any penalty otherwise provided for, to a fine of not less than $1,000 and not more than $25,000 or to both such a fine and imprisonment for not more than 12 months.

Finally, section 238(2) provides that where a person has been convicted by a court of an offence under subsection 238(1), the court may make such order as it deems proper in order to enforce compliance with the provision. In addition, section 231.7 specifies that on summary application by the Minister, a judge may, notwithstanding subsection 238(2), order a person to provide access, assistance, information or document sought by the Minister under section 231.1 or 231.2 if the judge is satisfied that the person has not provided the access, assistance, information or document despite being required to do so by section 231.1 or 231.2.

In closing, please note that, depending on the facts and circumstances of your case, it may be appropriate to contact your legal advisers for assistance.

For your information, unless exempted, a copy of this memorandum will be severed using the Access to Information Act criteria and placed in the Canada Customs and Revenue Agency's electronic library. A severed copy will also be distributed to the commercial tax publishers for inclusion in their databases. The severing process will remove all material that is not subject to disclosure, including information that could disclose the identity of the taxpayer. Should your client request a copy of this memorandum, the electronic library version can be provided. Alternatively, the client may request a severed copy using the Privacy Act criteria, which does not remove client identity. Requests for this latter version should be made by you to Ms. Jackie Page at (819) 994-2898. A copy will be sent to you for delivery to the client.

Should you require any additional information regarding the above, please do not hesitate to contact us.

For the Director
Corporate Reorganizations and Industrial Resources Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Legislation Branch

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Nos commentaires relativement au présent dossier

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principal Issues: Whether document no. F 9705627, which states that CCRA may make, or cause to be made electronic copies of a taxpayer's electronic documents, still represents CCRA's opinion.

Position: Yes.

Reasons: Wording of the Act.

									Le 3 novembre 2003

Services Fiscaux de Québec Direction des décisions
Division de la Vérification en impôt
165, de la Pointe aux Lièvres S. Prud'Homme
Québec QC G1K 7L3 (613) 957-8975

À l'attention de Monsieur Pierre Bouffard
2003-004481

Demande d'opinion - Copies électroniques de documents

La présente est en réponse à votre courriel du 20 octobre 2003 relatif au document portant le numéro F 9705627 émis par la Direction des décisions en impôt le 4 juin 1997. Ce document traite de la possibilité pour un fonctionnaire de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (" ADRC ") de faire ou faire faire des copies électroniques de documents électroniques d'un contribuable. Vous nous demandez si la position énoncée dans le document portant le numéro F 9705627 représente toujours la position de l'ADRC.

Nous comprenons que dans le cadre d'une vérification, un contribuable exploitant une entreprise refuserait de vous remettre des disquettes contenant des fichiers textes de données comptables. Le contribuable visé refuserait également que vous fassiez des copies électroniques de ces disquettes.

À moins d'indication contraire, toute référence à un article de loi ou à une de ses composantes dans le présent document constitue une référence à un article de la Loi de l'impôt sur le revenu (la " Loi ") ou à une de ses composantes.

Nos commentaires relativement au présent dossier

Nous vous confirmons que la position énoncée dans le document portant le numéro F 9705627 ci-dessus relaté représente toujours la position de l'ADRC.

Ainsi et aux termes du paragraphe 231.5(1), nous sommes d'avis que lorsque, en vertu notamment des articles 231.1 et 231.2, des documents électroniques (ces documents électroniques étant des " documents " compte tenu de la définition de " document " édictée à l'article 231 et de celle du mot " registre " prévue au paragraphe 248(1)) font l'objet d'une opération de vérification ou d'examen ou sont produits, la personne qui effectue cette opération ou auprès de qui est faite cette production ou tout fonctionnaire de l'ADRC peut en faire ou en faire faire des copies électroniques.

Il est à noter que le paragraphe 231.5(1) permet également à cette personne ou à ce fonctionnaire d'imprimer ou de faire imprimer lesdits documents électroniques. Les documents présentés comme documents que le ministre ou une personne autorisée atteste être des imprimés de documents électroniques, faits conformément à l'article 231.5, font alors preuve de la nature et du contenu des documents originaux et ont la même force probante qu'auraient ceux-ci si leur authenticité était prouvée de la façon usuelle. De tels imprimés de documents électroniques seraient donc, si besoin est, admissibles comme élément de preuve devant le tribunal. Ce droit d'obtenir des imprimés de documents électroniques ne limite ou n'empêche aucunement un fonctionnaire de l'ADRC de faire ou faire faire des copies électroniques de documents électroniques d'un contribuable.

Par ailleurs, dans la mesure où vous auriez informé le contribuable, verbalement et/ou par écrit, du fait que vous désiriez faire faire des copies électroniques de ses documents électroniques sans que cela ne donne de résultat, vous pourriez alors envisager, si ce n'est déjà fait, d'exiger formellement du contribuable qu'il produise dans un délai raisonnable les documents électroniques requis, et ce aux termes du paragraphe 231.2(1). Cette demande formelle de production de documents s'effectue par avis signifié à personne ou envoyé par courrier recommandé ou certifié.

D'autre part, l'alinéa 231.1(1)a) édicte qu'une personne autorisée (au sens de l'article 231) peut, à tout moment raisonnable, pour l'application et l'exécution de la présente loi, inspecter, vérifier ou examiner les livres et registres d'un contribuable ainsi que tous documents du contribuable ou d'une autre personne qui se rapportent ou peuvent se rapporter soit aux renseignements qui figurent dans les livres ou registres du contribuable ou qui devraient y figurer, soit à tout montant payable par le contribuable en vertu de la présente loi. À ces fins, l'alinéa 231.1(1)d) précise notamment que la personne autorisée peut requérir le propriétaire, ou la personne ayant la gestion, du bien ou de l'entreprise, ainsi que toute autre personne présente sur les lieux, de lui fournir toute l'aide raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes à l'application et l'exécution de la Loi.

Au surplus, le paragraphe 231.5(2) édicte que nul ne peut, physiquement ou autrement, entraver, rudoyer ou contrecarrer, ou tenter d'entraver, de rudoyer ou de contrecarrer, un fonctionnaire qui fait une chose qu'il est autorisé à faire en vertu de la Loi, ni empêcher ou tenter d'empêcher un fonctionnaire de faire une telle chose. De plus, cette disposition ajoute que quiconque est tenu par le paragraphe 231.5(1) ou les articles 231.1 à 231.4 de faire quelque chose doit le faire, sauf impossibilité.

Le paragraphe 238(1) précise entre autres que la personne qui contrevient à l'un des articles 230 à 232 commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et outre toute pénalité prévue par ailleurs soit une amende de 1 000 $ à 25 000 $, soit une telle amende et un emprisonnement maximal de 12 mois.

Enfin, le paragraphe 238(2) édicte que le tribunal qui déclare une personne coupable d'une infraction prévue au paragraphe 238(1) peut rendre toute ordonnance qu'il estime indiquée pour qu'il soit remédié au défaut visé par l'infraction. De plus, l'article 231.7 précise que sur demande sommaire du ministre, un juge peut, malgré le paragraphe 238(2), ordonner à une personne de fournir l'accès, l'aide, les renseignements ou les documents que le ministre cherche à obtenir en vertu des articles 231.1 ou 231.2 s'il est convaincu que la personne n'a pas fourni l'accès, l'aide, les renseignements ou les documents bien qu'elle en soit tenue par les articles 231.1 ou 231.2.

En terminant, veuillez noter que, tout dépendant des faits et circonstances relatifs à votre dossier, il pourrait être approprié de contacter vos conseillers juridiques pour fins d'assistance.

À titre de renseignement, une copie de cette note de service sera dépersonnalisée selon les critères de la Loi sur l'accès à l'information et elle sera mise dans la bibliothèque électronique de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. De plus, une copie dépersonnalisée sera distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour qu'ils l'incluent dans leurs bases de données. Le processus de dépersonnalisation enlèvera tout ce qui ne doit pas être divulgué, y compris les renseignements qui peuvent révéler l'identité du contribuable. Si votre client demande une copie de cette note de service, il est possible de lui fournir la version de la bibliothèque électronique. Le client peut aussi demander une copie dépersonnalisée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui n'enlève pas l'identité du client. Vous devriez adresser toute demande pour cette dernière version à Madame Jackie Page, au (819) 994-2898. Une copie à remettre au client vous sera alors envoyée.

Si vous désirez des informations additionnelles concernant la présente, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Stéphane Prud'Homme, notaire, M. Fisc.

pour le Directeur
Division des réorganisations des sociétés
et de l'industrie des ressources
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 231.5 - Subsection 231.5(1)

CCRA audit right to take electronic copies and to print out

In the course of an audit, a taxpayer carrying on a business refused to hand over diskettes containing text files of accounting data to the auditors, and also refused to allow the auditors to make electronic copies of those diskettes. The Directorate stated:

[U]nder the terms of subsection 231.5(1) … where, pursuant to sections 231.1 and 231.2, electronic records (such electronic records being "records" within the meaning of the definition of "record" in section 231 and the definition of "record" in subsection 248(1)) are being audited or reviewed or produced, the person who is doing the auditing or reviewing, or to whom the production is made, or any CCRA official, may make or cause to be made electronic copies of them.

Note that subsection 231.5(1) also allows that person or official to print out or cause to be printed out such electronic documents. Documents submitted as documents that the Minister or an authorized person certifies to be printouts of electronic documents, made in accordance with section 231.5, are then evidence of the nature and content of the original documents and have the same evidentiary force as the original documents would have if their authenticity were proven in the usual way. Such printouts of electronic documents would therefore, if necessary, be admissible as evidence in court. This right to obtain printouts of electronic documents in no way limits or prevents a CCRA official from making or causing to be made electronic copies of a taxpayer's electronic documents.

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 231.1 - Subsection 231.1(1)

CCRA auditors may take electronic copies of taxpayer records

[U]nder the terms of subsection 231.5(1) … where, pursuant to sections 231.1 and 231.2, electronic records (such electronic records being "records" within the meaning of the definition of "record" in section 231 and the definition of "record" in subsection 248(1)) are being audited or reviewed or produced, the person who is doing the auditing or reviewing, or to whom the production is made, or any CCRA official, may make or cause to be made electronic copies of them.

You are here

3 November 2003 Internal T.I. 2003-0044817 F - Copies of Electronic Documents

View modes

Translation disclaimer

Our Comments on this File

Nos commentaires relativement au présent dossier